Les bonnes pratiques de collecte des informations pour vos dossiers CIR/CII

La déclaration de Crédit Impôt Recherche (CIR) et/ou Crédit Impôt Innovation (CII) ne s’improvise pas. Pour être recevable, elle doit reposer sur une justification rigoureuse, tant sur le plan technique qu’administratif. En effet, l’administration peut, la déclaration faite, vous demander les documents correspondants à tout moment, et parfois plusieurs années après, notamment dans le cadre d’un contrôle fiscal.

Alors, comment s’assurer de collecter les bonnes informations, au bon moment, sans surcharger vos équipes déjà bien occupées ? Voici nos conseils pratiques pour intégrer la collecte d’informations dans vos processus métiers.

Contactez-nous sans plus attendre

Côté technique : structurez, consignez, archivez

Pour le CIR : démontrez votre démarche R&D

L’objectif est clair : prouver que vos travaux relèvent bien de la recherche et développement, avec une contribution à l’avancement des connaissances scientifiques ou techniques et qu’ils s’inscrivent bien dans une stratégie de R&D menée par l’entreprise. Pour cela, votre dossier technique doit inclure :

• Objectifs
• Etat de l’art
• Problématique(s)
• Démarche scientifique
• Travaux réalisés
• Résultats

Bonnes pratiques :

• Sensibilisez vos équipes techniques à l’intérêt de documenter leurs travaux au fil de l’eau : la structuration et la formalisation de votre démarche n’est pas uniquement utile à des fins fiscales, la consignation de vos travaux et des résultats obtenus vous permettra de gagner du temps dans vos futurs développements !
• Intégrez la collecte d’informations à vos outils de gestion de projet (Jira, Trello, Notion, etc.) et process existants.
• Adaptez les pratiques à votre secteur :

Secteur : bonnes pratiques spécifique

• Informatique : Structuration des projets dans Jira (EPIC, Story, etc.) alignée avec les thématiques de R&D
• Agroalimentaire : Intégration des problématiques dans les recettes testées, consignation des résultats (même non concluants)
• Industrie : Formalisation des méthodes et archivage des comptes-rendus de réunion

L’état de l’art : la pierre angulaire du CIR

Souvent négligé, l’état de l’art est pourtant essentiel pour démontrer l’incertitude scientifique ou technique à l’origine de vos travaux. Il s’agit de montrer que :

1. Vous rencontrez des incertitudes car l’état de l’art de votre domaine est lacunaire ;
2. Par conséquent vous avez dû élaborer une démarche de résolution originale ;
3. Cette dernière doit permettre la génération de résultats nouveaux vis-à-vis des connaissances disponibles au démarrage des travaux.

Ici, l’idée est d’adopter de bons réflexes, à savoir noter l’ensemble des références consultées et des théories exploitées dans le cadre des travaux. Vous devez toujours vous poser les questions suivantes :

« Existe-t-il des ressources me permettant de résoudre les problèmes identifiés ? Si ce n’est pas le cas, sur quoi puis-je m’appuyer pour initier mon raisonnement ? »

Bien sûr, l’idéal serait de consulter des références académiques en utilisant GoogleScholar par exemple. Mais gardez en tête que toute ressource est intéressante (forum, brevet …) et qu’elle pourra vous permettre de reboucler sur des articles scientifiques a posteriori.

Pour le CII : prouvez la supériorité de votre innovation

Le CII vise à valoriser les travaux de prototypage ou de conception de produits innovants. Ici, l’enjeu est de démontrer que votre solution présente des performances supérieures aux produits du marché. Votre dossier technique justificatif doit inclure les points suivants :

• Objectifs
• Etat du marché et des solutions concurrentes (directes ou indirectes)
• Description des travaux réalisés
• Description de la supériorité des performances obtenues

Nos conseils :

• Documentez vos travaux comme pour le CIR.
• Analysez la concurrence pour démontrer que les solutions existantes ne répondaient pas au besoin initial.
• Conservez toutes les preuves de tests, benchmarks, comparatifs, plaquettes commerciales des produits concurrents …

Pour les projets pluriannuels (CIR et/ou CII)

Pensez à dater vos documents : il faut que vous soyez capables de détailler les travaux réalisés par année civile. Pour cela, n’hésitez pas à utiliser un diagramme de Gantt pour présenter la roadmap de vos développements.

Prendrez rendez-vous avec nos experts

Côté administratif et financier : soyez irréprochables.

Les dépenses RH représentent souvent la majeure partie des montants valorisés. Par conséquent, il est très important de conserver l’ensemble des éléments RH des personnes valorisées à savoir :

• Les diplômes des personnes valorisées et les CV,
• Les éléments de rémunérations pour l’année concernée,
• Un suivi de temps précis et rigoureux, réalisé en temps réel.

Astuce pour le dernier point : Utilisez vos outils de gestion de projet pour tracer les tâches par salarié. Chez EPSA, nous avons même développé une solution dédiée : Ludiks.

Pour les autres dépenses (prestations, matériel, etc.), archivez systématiquement toutes les pièces justificatives : factures, contrats, bons de commande…

Et surtout, en cas de changement de cabinet comptable, récupérez vos documents ! Cela vous évitera bien des tracas en cas de contrôle sur des années antérieures.

En résumé : anticipez pour mieux sécuriser

• Intégrez la collecte d’informations à vos outils et process existants ;
• Formez vos équipes à consigner les données clés au fil de l’eau ;
• Dater vos documents, surtout pour les projets pluriannuels ;
• Utilisez des outils visuels comme le diagramme de Ganttpour présenter vos roadmaps.

Besoin d’aide pour structurer vos démarches CIR/CII ?

Les experts EPSA vous accompagnent dans la collecte, la structuration et la sécurisation de vos dossiers. Nous vous aidons à intégrer ces bonnes pratiques dans vos processus métiers pour gagner en efficacité et en sérénité.